Våra bästa tips för konferens i Malmö

Best Western Plus Hotel Noble House

Våra bästa tips för konferens i Malmö

2018-05-23 15:57Guider

Ska du ordna konferens i Malmö? Toppen, då har du hittat rätt! Vi har tagit fram våra absolut bästa tips för hur du planerar en riktigt minnesvärd konferens. Det kräver både tid och engagemang att genomföra en lyckad konferens, det är vi väl medvetna om. Med våra enkla tips och knep lyckas du utan att helt slå knut på dig själv.

För att planera på rätt sätt är det såklart viktigt att ha klart för sig vilken typ av konferens det gäller. Ska du t. ex. ordna kick-off med kollegorna på jobbet är det en helt annan sak än om du ska anordna en konferens för utomstående med inbjudna talare. Den här artikeln är anpassad för lite mindre konferenser med ett maxantal på 65 personer.

1. Börja planera i tid!



Foto: Pexels

Ja, för vissa är det en självklarhet, för andra kan det behövas en påminnelse. Att planera och genomföra en konferens tar olika lång tid beroende på hur man lägger upp konferensen. Gemensamt för alla konferenser och event är dock att det alltid tar mer tid än man räknat med. Ha detta i åtanke när du lägger upp din projektplan och lägg till lite extra tid för oförutsedda händelser.

2. Vad har du för budget?


Foto: Pexels

En viktig del i planeringen är såklart att se över vilken budget man har till sitt förfogande. Har man lite mer att röra sig med kan det ju t. ex. vara kul att spendera lite mer på maten eller kanske på någon nyttig/rolig pryl till deltagarna. Förslag kan vara usb-minne, portabel laddare till mobilen eller en specialtryckt tröja.

3. Location, location, location!


Foto: Pexels

Att hålla konferensen på en inspirerande plats är såklart A och O för hur deltagarna upplever konferensen. Deltagarna ska spendera mycket tid på platsen och om de då uppskattar miljön, ger det ett bättre helhetsintryck.


Foto: 3D-skiss över konferenslokalerna på Hotel Noble House.

Vi på Hotel Noble House hjälper dig gärna med lokalen när du ska ordna konferens i Malmö. Våra nya konferenslokaler har plats för max 65 personer och har alla olika teman. Kontakta oss gärna för mer information!

4. Delegera!


Foto: Pexels

Var inte rädd för att ta hjälp när du behöver. Med vissa saker kan man behöva input från andra. När det gäller praktiska saker kan det vara skönt att överlämna ansvaret till någon på platsen för konferensen, som har stenkoll på de bitarna.

5. Se över tekniken!


Foto: Pexels

Det finns få saker som är så irriterande som att tekniken strular. Det kan handla om allt från ett långsamt WiFi till att det saknas rätt adaptrar till datorer eller projektorer. Se alltid till att dubbelkolla så att allt flyter på innan konferensen drar igång för att undvika att hamna efter i schemat.

6. Tydlig kommunikation till deltagarna - var, när, hur?


Foto: Pexels

Se till att vara så tydlig som möjligt när det kommer till praktisk information om dagen. Hur tar man sig på bästa sätt till och från konferensen? När börjar och slutar konferensen? Hur ser schemat för konferensen ut? Dessa saker är viktiga att förmedla för att deltagarna ska känna att de har koll på allt när det är dags. Planera för en stressfri dag helt enkelt!

7. Missa inte detaljerna!



Foto: Pexels

Under själva konferensen är det viktigt att man har gått igenom detaljplanering för dagen/dagarna. Finns det vatten, kaffe/te, och frukt och snacks tillgängligt hela tiden? När tar vi pauser? Har vi tillgodosett alla matpreferenser, allergier och så vidare? Detta är alla viktiga saker att ha koll på inför konferensen då lågt blodsocker och för långa sessioner utan paus kan vara förödande för konferensupplevelsen.

8. Utvärdera konferensen


Foto: Pexels

Ett vanligt fel när man ordnat konferens eller event är att man missar följa upp. Ordna med en enkät som deltagarna får fylla i efter avslutad konferens. Gärna ett par dagar efteråt då det är lättare att reflektera över konferensen när man hunnit processa sin upplevelse litegrann. Utvärdera både sessioner och praktikaliteter, det ger dig en fingervisning om hur du kan planera nästa konferens för att få ännu fler nöjda deltagare!

Är det dags att börja med planeringen för konferens i Malmö? Vi hjälper dig gärna till en bättre konferensupplevelse. Kontakta oss så tar vi reda på hur vi kan göra just din konferens till en succé! Vi har dessutom 20% rabatt på våra konferenspaket hela 2018!

Integritets och Cookie policy
Vi värnar om din integritet och för oss är det viktigt att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter.
Vår hemsida använder cookies dels för att optimera hemsidans funktion och dels för att kunna läsa statistik. Genom att du besöker och använder vår hemsida eller dess tjänster förstår du och accepterar hur vi hanterar dina personuppgifter enligt vår integritetspolicy.